社会人1年目で覚えたい！会議進行がうまくなるファシリテーションのコツ

入社してすぐの頃、会議で進行役を任されるたびにパニックになっていました。
周りは百戦錬磨の先輩・上司ばかりなのに、ペーペーの自分がどんな顔で仕切ればいいんだろう…？と。

でも振り返ると、「いい会議を効率的に進めるスキル」って、会社員にとって超強力！
色んな本を読んでトライしているうちに、少しずつ自分なりの進め方が見えてきました。

ということで本記事では、私が実際に試してみて「これは効果があった！」と感じた、会議を効率化するファシリテーションのコツをご紹介します。

といった方の参考になりますと幸いです！

メール整理に関する業務効率化が気になる方はこちらの記事もおすすめ↓

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会議進行のコツ①会議のゴールを明確にする

結論、良い会議の条件はシンプルに3つ。

この3点を満たすためには、「この会議のゴールは何か」を最初に全員で共有することが大切です。

良い例↓

「今日の会議では次の3点を検討し、最終的に“計画延長の要否”を決めます。」

悪い例↓

「とりあえず集まって話しましょう。」

会議冒頭にゴールを提示するだけで、脱線防止の効果が高まります。

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会議進行のコツ➁「会議の全体像」を見える化

会議のアジェンダは、参加者にとって「地図」のようなもの。
どこに向かっているのかが見えれば、安心して議論に集中できます。

具体例としては以下のようなイメージ。

これにより「どこまで終わったのか」が可視化され、議論が堂々巡りするのを防げます。

「喋りだすと止まらない参加者がいる」などで時間管理が難しい場合は、プラスアルファで以下のような工夫もおすすめ。

こうしておくことで、参加者全員が「あとどれくらいで終わらないといけないか」を常に把握でき、会議全体のリズムが安定します。

ファシリテーター自身も残り時間を見ながら次に移れるので、進行が格段に楽になります。

会議中のスムーズな画面操作にはPCショートカットの習得も必須。
PC操作効率化の小技はこちらでまとめています↓

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会議進行のコツ➂質問の工夫で参加者の意見を引き出す

会議で最も難しいのは「意見を引き出すこと」だと感じています。
そんな中で本や経験で学んだのは、問いの設定がすべてを左右するということ。

細かくいろいろ機微をくみ取るのは難しいので、まずはざっくり2種類、
「アイデアを広く集めたいとき」「絞り込んで深堀りしたいとき」で質問の仕方を分けると会議進行がしやすくなります。

アイデアを広く集めたいとき→ざっくり！

• 感情や思考にフォーカス
• 抽象度を高め、自由度のある問いかけ

例：
「気になることはありますか？」
「思いつくことがあれば何でも教えてください。」

絞り込んで深堀りしたいとき→具体的に！

• 事実や具体策にフォーカス
• 選択肢を限定して答えやすくする

例：
「この課題に似た事例を知っている方はいますか？」
「対策案の中で、一番効果的だと思うものはどれですか？」

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会議進行のコツ④納得感を高める工夫

さらに、「良い会議」の条件のひとつとなる 参加者の納得度。
ここが抑えられていないと、会議で合意したはずなのに、なぜか後から「ちゃぶ台返し」を食らったりすることに…。

ではこの「参加者の納得度」がどう決まるか？というと、
これは必ずしも「自分の意見が採用されたか」ではなく、「どれだけ喋ったか（意見を聞いてもらえたか）」に左右されます。

ということを意識することで、「自分もこの結論に関わった」と感じてもらいやすくなり、会議の合意が後から覆されにくくなります。

もっと知りたい方におすすめの書籍

会議進行など、仕事術や業務効率化に関心のある方におすすめなのが、「テーマ別にビジネス書を数冊読むこと」。
ある程度内容が保証されている情報、かつ、まとまった知識に一気に触れられるので、 適当に読んでもいくつかは「これは実践できそう！」と感じるアイデアに出会えます。

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『ゼロから学べる! ファシリテーション超技術』

ファシリテーションのプロがおすすめする実用的なテクニックが満載。本記事でご紹介したポイントも主にこちらを読んで学んだもので、会議進行についてはこの本1冊でだいぶ理想に近づけると思います。
きちんと型ができているので実践すれば誰でもできるようになっています。

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『世界で一番やさしい会議の教科書』

もう少し読みやすいものならこちらもおすすめ。物語形式で体系的にファシリテーションのコツを習得できます。

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まとめ

私が実際に試してみて「これは効果があった！」と感じた、会議を効率化するファシリテーションのコツをご紹介しました。

シンプルな工夫でも会議の質は大きく変わりますので、ぜひ日々の会議に取り入れてみてください！

業務効率化でゆとりをもてるようになったら、資格勉強やキャリアアップのための自己投資にチャレンジする心の余裕も出てきます。

フルタイムで仕事をしながら資格を取ったり、副業を始めてみたり、
自分の興味が湧く範囲でいろいろやっていますので、よろしければこちらの記事もご参照ください。

本記事がファシリテーションでお困りのビジネスパーソンの参考になりますと幸いです！